Kinh nghiệm sử dụng bàn dự bị trong tiệc cưới

Bàn dự bị là những bàn tiệc chỉ được mở ra khi số lượng khách mời đám cưới vượt quá số lượng bàn tiệc chính thức đã đặt.

Phân biệt bàn dự bị và bàn chính thức

Bàn chính thức trong tiệc cưới

Bàn chính thức chính là số bàn tiệc mà bạn sẽ đặt để đãi tiệc cưới. Số bàn chính thức sẽ được người đặt tiệc tính toán dựa trên số lượng khách mời mà họ dự định mời. Ví dụ như họ dự định mời khoảng 200 người dự tiệc cưới của họ thì họ sẽ đặt khoảng 20 bàn tiệc (mỗi bàn ngồi 10 người).

Từ đó người đặt tiệc sẽ liên hệ với nhà hàng tiệc cưới để ký hợp đồng đặt tiệc với số lượng là 20 bàn. Dựa trên hợp đồng này, nhà hàng sẽ mua nguyên vật liệu nấu món ăn, sắp xếp nhân sự để thực hiện phục vụ cho tiệc cưới của người đặt.

Đối với các bàn tiệc chính thức, nhà hàng sẽ tính tiền toàn bộ dù bàn tiệc đó có được sử dụng hay không. Trong trường hợp khách mời đi ít làm cho người đãi tiệc bị dư ra vài bàn tiệc chưa sử dụng thì nhà hàng vẫn sẽ tính tiền các bàn tiệc bị dư ra đó. Chủ tiệc có thể gói mang về nhà dùng đối với các bàn dư ra. Một số nhà hàng có hỗ trợ khách hàng bảo quản thức ăn trong vòng 1 ngày, qua ngày hôm sau chủ tiệc có thể đến dùng các món ăn của những bàn tiệc bị dư ra.

Bàn dự bị trong tiệc cưới là gì?

Bàn dự bị còn được gọi là bàn dự phòng. Bàn dự bị chính là những bàn tiệc bạn chưa dùng đến. Bàn dự bị là bàn chỉ được mở ra khi số lượng khách mời của bạn đi vượt quá số lượng bàn tiệc chính thức bạn đã đặt. Nhà hàng chỉ tính tiền bàn dự bị khi nó được mở, còn bạn không mở bàn dự bị thì nhà hàng không tính thêm tiền.

Mỗi tiệc có được bao nhiêu bàn dự bị?

Không thể nói chính xác mỗi tiệc có bao nhiêu bàn dự bị vì nó tùy thuộc vào số lượng bàn tiệc mà bạn đặt, cũng như chính sách và cách tính bàn dự phòng của mỗi nhà hàng tiệc cưới. Thông thường thì số lượng bàn tiệc dự bị mà nhà hàng dành cho khách phụ thuộc vào số lượng bàn tiệc mà khách đặt. Phổ biến nhất là mỗi nhà hàng sẽ cho bạn dự bị 1 bàn tiệc khi bạn đặt đủ 10 bàn.

Điều này tương đương bạn được dự bị 10% số lượng bàn tiệc mà bạn đã đặt tại nhà hàng. Nếu tính tới thì cứ:

     – 10 bàn được 1 bàn dự phòng
     – 20 bàn được 2 bàn dự phòng
     – 30 bàn được 3 bàn dự phòng ….

Đây là chính sách thường thấy dành cho bàn dự phòng của các nhà hàng tiệc cưới. Tuy nhiên, có thể có những nhà hàng áp dụng chính sách khác như là 12 bàn mới được 1 bàn dự phòng hay 15 bàn mới được 1 bàn dự phòng.

Món ăn của bàn dự phòng

Bạn nên biết rằng món ăn của bàn phòng bị sẽ không giống 100% với món ăn của những bàn chính thức. Những món ăn phải nấu nướng cầu kỳ, mất nhiều thời gian như là món nướng, món quay trong những bàn tiệc chính thức sẽ được thay thế bằng những món ăn khác.

Những món thay thế có thể là món luộc, món hấp hoặc những món chiên xào. Những món này có thể làm nhanh và không mất thời gian nhiều.

Để hình dung rõ hơn thì những món như gà quay bánh bao, heo sữa quay … thường thay bằng những món như là gà hấp cải bẹ xanh, tôm lăn bột chiên hoặc cá hấp …

Chi phí cho bàn dự phòng

Chi phí của bàn dự phòng đa số đều thấp hơn so với chi phí của bàn chính thức. Nguyên nhân là những món thay thế thường là những món có giá thành thấp và không đặc sắc như những món ăn được lựa chọn ở các bàn tiệc chính thức.

Tuy nhiên, hãy hỏi rõ quản lý tiệc giá cả món ăn khi mở bàn dự phòng để có thể nắm rõ được chi phí phát sinh.

Thanh toán cho bàn dự phòng

Nếu trong tiệc cưới không phát sinh bàn dự phòng thì chủ tiệc chỉ phải thanh toán tiền các bàn tiệc chính thức mà thôi. Trong trường hợp khách đến đông hơn dự kiến, bắt buộc phải mở bàn dự phòng thì chủ tiệc chỉ phải thanh toán tiền bàn dự phòng nào được mở mà thôi.

Giả sử nhà hàng cho phép chủ tiệc 3 bàn dự phòng mà chủ tiệc chỉ mở 1 bàn thì chỉ phải thanh toán chi phí cho 1 bàn mà thôi. 2 bàn còn lại không mở thì không phải trả tiền.

Khi nào nên mở bàn dự bị

Như đã đề cập bên trên là bàn dự bị chỉ được mở khi khách mời dự tiệc cưới đến đông hơn so với dự kiến. Khi đó khách không đủ chỗ ngồi, chủ tiệc sẽ phải mở bàn dự bị để khách ngồi.

Vì số lượng bàn dự phòng có hạn nên điều quan trọng nhất đối với người đãi tiệc là tính toán thật cẩn thận số lượng khách mời để đảm bảo đủ bàn tiệc cho khách ngồi.

>>> Xem thêm: Cách lập danh sách khách mời dự tiệc cưới

Nếu mời số lượng đông quá mà đặt bàn chính thức ít quá sẽ xảy ra tình trạng khách đến đông không đủ chỗ ngồi, thậm chí mở hết bàn dự phòng mà vẫn không có chỗ. Vấn đề này là vấn đề nghiêm trọng, không chỉ làm ảnh hưởng chất lượng của buổi tiệc mà còn làm mất uy tín của cô dâu chú rể nữa.

Nên mời những người quen thân nhất, không nên mời tràn lan. Nếu mời nhiều mà khách đi ít dẫn đến dư thừa số lượng bàn chính thức sẽ làm cho chi phí bị đội lên. Ảnh hưởng đến tài chính đãi tiệc của cô dâu và chú rể.

Những yếu tố ảnh hưởng đến bàn dự bị

Yếu tố ảnh hưởng đến bàn dự bị tiệc cưới nữa đó chính là diện tích của sảnh đãi tiệc. Có những sảnh tiệc nhỏ chứa vừa đủ số lượng bàn chính thức, nhà hàng muốn set up thêm bàn dự bị của khách nữa cũng không có chỗ.

Hãy hỏi rõ người nhận tiệc khi bạn đặt tiệc rằng sảnh tiệc bạn đặt sẽ đãi được tối đa bao nhiêu bàn? Bạn sẽ được bao nhiêu bàn dự phòng. Các bàn phòng bị sẽ được đặt ở đâu trong sảnh tiệc. Vị trí đó có phải ở bên trong không gian tiệc cưới của bạn không? Nếu sảnh tiệc chỉ đủ đặt bàn chính thức và bàn dự phòng phải dời qua 1 không gian khác thì hãy yêu cầu nhà hàng dời qua một sảnh khác rộng hơn cho bạn.

Đừng để những khách phải ngồi bạn dự phòng cảm thấy mình bị đối xử khác biệt so với khách ngồi bàn tiệc chính thức. Đó là điều người chủ tiệc nên lưu ý.

>>> Xem thêm: Lễ vu quy là gì? Nghi thức cử hành lễ vu quy

>>> Xem thêm: Bí quyết chọn áo cưới cho cô dâu trong ngày cưới