Cách lập danh sách khách mời đám cưới

Đây là cách lập danh sách khách mời đám cưới đầy đủ và chính xác, nó giúp bạn xác định tổng số lượng khách mời và có được tỉ lệ khách dự tiệc cưới cao.

Lập danh sách khách mời đám cưới là điều bạn cần làm đầu tiên sau khi đã chọn được ngày cưới. Danh sách chi tiết sẽ giúp bạn không bỏ sót những vị khách mời quan trọng trong tiệc cưới của mình

Nên lập danh sách khách mời đám cưới khi nào?

Danh sách khách mời dự tiệc cưới nên được lên càng sớm càng tốt. Việc chốt được số lượng khách mời giúp bạn có thể quyết định được số lượng bàn tiệc cần đặt tại nhà hàng tiệc cưới.

Thời điểm tốt nhất nên bắt đầu lập danh sách khách mời đám cưới chính là sau khi đã chọn được ngày cưới. Có nhiều ý kiến cho rằng lập danh sách khách mời dự tiệc cưới trong thời gian này là quá sớm. Tuy nhiên, không phải như vậy. Bạn biết đó, sau khi chọn được ngày cưới thì bạn nên bắt đầu đặt nhà hàng tiệc cưới để sớm có chỗ đãi tiệc. Nếu bạn không có được số lượng khách mời dự kiến, bên nhà hàng họ sẽ không chấp nhận ký hợp đồng đặt chỗ cho bạn.

Lý do là mỗi một sảnh cưới của nhà hàng lại có sức chứa không giống nhau. Có sảnh có sức chứa rất nhiều, từ 40 đến 50 bàn, lại có những sảnh có sức chứa rất nhỏ tầm dưới 15 bàn. Nhưng phổ biến nhất là những sảnh tiệc có sức chứa tầm 20 đến 30 bàn. Do vậy, họ dành những sảnh tiệc lớn cho những tiệc có số lượng khách mời nhiều và đẩy những tiệc có số lượng khách mời ít vào những sảnh nhỏ hơn.

Nếu bạn chưa xác định được tiệc cưới của bạn dự kiến là bao nhiều bàn thì bên nhà hàng không thể biết chính xác sẽ dành sảnh tiệc lớn hay sảnh tiệc nhỏ cho bạn. Do đó, nhân viên nhận tiệc của bên nhà hàng sẽ chỉ giới thiệu cho bạn về giá cả, thực đơn và dẫn bạn đi xem sảnh thôi. Sau đó, họ yêu cầu bạn nên xác định số lượng bàn tiệc dự kiến sẽ đặt thì họ mới chính thức chọn sảnh cho bạn và cho bạn đặt cọc chỗ.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm đặt nhà hàng tiệc cưới

Tại sao nên lập danh sách khách mời đám cưới?

Danh sách khách mời dự tiệc cưới rất quan trọng. Nó sẽ giúp bạn liệt kê toàn bộ những vị khách mời mà bạn dự định mời dự tiệc cưới của mình. Việc lập danh sách khách mời đám cưới giúp bạn không bỏ sót những vị khách quan trọng, cũng như loại bỏ bớt những vị khách mời không cần thiết.

Ngoài ra, việc lập danh sách khách mời đám cưới còn giúp bạn xác định được tổng lượng khách mời bên nhà trai, tổng lượng khách mời bên nhà gái, từ đó tính ra được tổng số lượng khách mời cho tiệc cưới của bạn. Có được số lượng khách mời dự kiến, bạn có thể tính ra được số bàn tiệc mình cần đãi. Từ đó bạn có thể dễ dàng đặt tiệc tại nhà hàng tiệc cưới hơn.

Lợi ích quan trọng nhất khi bạn lập danh sách khách mời đám cưới chính là số tiền bạn thu được từ những người dự tiệc. Một danh sách khách mời chất lượng giúp bạn lắp đầy những bàn tiệc của mình, tối đa hóa được chi phí đãi tiệc khi khách mời dự tiệc đạt từ 90% đến 100%.

Nếu danh sách khách mời quá nhiều, mời cả những người có mối quan hệ không quá thân thiết, dẫn đến số khách dự tiệc chỉ đạt từ 80% trở xuống thì bạn sẽ bị lỗ vốn vì số bàn tiệc đã đặt nhưng khách không đến dự.

Danh sách khách mời đám cưới cưới là gì?

Danh sách khách mời dự tiệc cưới là bản liệt kê tên và số lượng những người mà bạn sẽ dự định mời họ đến tham dự tiệc cưới của bạn.

Một đám cưới thường có 2 bảng danh sách khách mời. Đó là danh sách khách mời của nhà trai và danh sách khách mời của nhà gái.

Nếu làm đơn giản thì bạn chỉ cần tìm một tờ giấy trắng và liệt kê ra tên của những người khách bạn dự định sẽ mời trong tiệc cưới của mình. Sau đó tổng kết lại số lượng.

Nếu lập danh sách khách mời đám cưới một cách chi tiết, bạn cần kẻ ra một bảng danh sách. Bảng danh sách khách mời này thường bao gồm 7 cột:

  – Cột thứ nhất: Số thứ tự
   – Cột thứ hai: tên khách mời
   – Cột thứ ba: Mối quan hệ với bạn
   – Cột thứ tư: địa chỉ
   – Cột thứ năm: Số điện thoại liên lạc
   – Cột thứ sáu: Số lượng người dự tiệc
   – Cột thứ bảy: Tình trạng (đã phát thiệp mời hoặc chưa pháp thiệp mời)

>>> Bạn có thể tải và in BẢN LIỆT KÊ KHÁCH MỜI DỰ TIỆC CƯỚI ngay bên dưới

Danh sách khách mời tiệc cưới gồm những ai?

Danh sách khách mời dự tiệc sẽ được chia làm 2 bản danh sách lớn, bao gồm:

    – Bản danh sách khách mời dự tiệc của bên nhà trai
   – Bản danh sách khách mời dự tiệc của bên nhà gái.

Sau đó, cả 2 nhà sẽ cộng số lượng của 2 danh sách này lại để có tổng số lượng khách mời.

Trong bản danh sách khách mời này sẽ liệt kê những người mà bạn sẽ mời trong tiệc cưới của bạn, nó bao gồm những người sau đây:

Khách mời của cô dâu chú rể:

   – Bạn bè của cô dâu và chú rể
   – Đồng nghiệp của cô dâu và chú rể
   – Đối tác làm ăn của cô dâu và chú rể
   – Người thân, bà con, họ hàng của gia đình cô dâu chú rể
   – Hàng xóm của cô dâu và chú rể

Khách mời của ba mẹ cô dâu chú rể

   – Bạn bè của ba mẹ cô dâu và chú rể
   – Đồng nghiệp của ba mẹ cô dâu và chú rể
   – Đối tác làm ăn của cha mẹ cô dâu và chú rể

Khách mời của anh chị em cô dâu chú rể

   – Bạn bè của anh, chị, em cô dâu và chú rể
   – Đồng nghiệp của anh, chị, em cô dâu và chú rể.
   – Đối tác làm ăn của anh, chị, em cô dâu và chú rể

Ai là người lập danh sách khách mời đám cưới?

Cô dâu chú rể là người lập danh sách khách mời đám cưới

Ai cũng nghĩ rằng đương nhiên cô dâu và chú rể chính là người lập danh sách khách mời đám cưới của mình chứ còn ai nữa. Điều này đúng nhưng chưa đủ. Đồng ý là cô dâu và chú rể là nhân vật chính của lễ cưới, nhưng theo thống kê, chỉ có 50% đến 60% khách dự tiệc là khách mời của cô dâu và chú rể thôi.

Do đó, ngoài cô dâu và chú rể, người lên danh sách khách mời dự tiệc cưới còn có cha mẹ của cô dâu và chú rể. Ngoài ra, anh chị em của cô dâu chú rể cũng có thể góp 1 phần vào danh sách khách mời dự tiệc cưới nữa.

Cô dâu và chú rể sẽ lên danh sách khách mời là những người bạn bè, bạn học, đồng nghiệp, hoặc đối tác của mình. Đó là những người thân thiết, những người cùng làm việc hoặc cùng làm ăn với cô dâu chú rể.

Cha mẹ cộ dâu chú rể cũng là người lên danh sách khách mời dự tiệc cưới

Cha mẹ của cô dâu chú rể sẽ phụ trách lên danh sách những người bà con họ hàng của nhà trai và nhà gái. Do cha mẹ là bậc phụ huynh nên việc lên danh sách bà con họ hàng sẽ đầy đủ hơn, tránh sót người này, quên người kia.

Trong tiệc cưới, cô dâu chú rể cũng hay dành ra 1 đến 2 bàn cho những anh chị em của mình để mời bạn bè của họ. Vì vậy, anh chị em trong nhà cũng là người đóng góp 1 phần vào danh sách khách mời dự tiệc cưới.

Nói tóm lại là ngoài cô dâu, chú rể thì còn có ba mẹ và anh chị em trong nhà phụ trách lên danh sách khách mời dự tiệc cưới của bạn nữa

Cách lập danh sách khách mời đám cưới.

Lập bản danh sách khách mời dự tiệc.

Bản danh sách này bạn có thể kẻ bằng tay trên 1 tờ giấy hoặc có thể in ra theo mẫu webdamcuoi đã cung cấp sẵn.

Hãy chi ra thành 2 bản, 1 bản dành cho khách mời nhà trai và một bản dành cho khách mời nhà gái. Sau khi đã làm xong, chúng ta sẽ điền thông tin của khách mời dự tiệc vào bản danh sách này.

Phân nhóm khách mời

Sau khi đã có bản danh sách rồi, chúng ta cần phân chia danh sách khách mời thành từng nhóm, trước khi đưa từng vị khách cụ thể vào bản danh sách đã chuẩn bị sẵn. Đầu tiên chúng ta viết tên các nhóm và lần lượt liệt kê các thành viên của nhóm.

Lấy ví dụ đây là phần lập danh sách khách mời của chú rể, chú rể sẽ phải lập ra các nhóm sau đây:

Nhóm bạn học của chú rể.

Trong nhóm bạn học của chú rể có thể chia thành 2 đến 3 nhóm nhỏ là:

      – Nhóm bạn học cấp 2
      – Nhóm bạn học cấp 3
      – Nhóm bạn học đại học

Nhóm bạn bè chú rể

Tương tự như nhóm bạn học, chú rể có thể chia nhóm bạn bè thành những nhóm nhỏ như:

      – Nhóm bạn nhậu
      – Nhóm bạn chơi thể thao chung
      – Nhóm bạn hàng xóm

Nhóm đồng nghiệp của chú rể

Đồng nghiệp cũng có đồng nghiệp hiện tại và đồng nghiệp cũ, chú rể sẽ chia thành các nhóm sau:

      – Đồng nghiệp hiện tại của chú rể tại công ty A
      – Đồng nghiệp cũ của chú rể tại công ty B
      – Đồng nghiệp cũ của chú rể tại công ty C

Nhóm đối tác làm ăn của chú rể

Đây là các đối tác làm ăn của chú rể nếu có. Nó là các nhà cung cấp, là khách hàng … của chú rể.

Nhóm hàng xóm của chú rể

Nhóm này gồm có những người hàng xóm thân thiết gặp mặt hàng ngày của gia đình chú rể.

Nhóm bà con họ hàng của chú rể

Nhóm bà con họ hàng của chú rể có thể chia làm 2 nhóm nhỏ để dễ liệt kê ra. Nó bao gồm:

      – Nhóm họ hàng bà con bên nội của chú rể. Nghĩa là những người bà con của mẹ chú rể.
      – Nhóm họ hàng bà con bên ngoại của chú rể. Nghĩa là những người bà con của ba chú rể.

Nhóm khách mời của ba chú rể

Đây là những khách mời của ba chú rể. Nó thường gồm các đối tượng như là:

      – Bạn bè của ba chú rể
      – Đồng nghiệp của ba chú rể
      – Những đối tác làm ăn (nếu có) của ba chú rể

Nhóm khách mời của mẹ chú rể

Tương tự như nhóm khách mời của ba chú rể, khách mời của mẹ chú rể bao gồm các đối tượng như là:

      – Bạn bè của mẹ chú rể
      – Đồng nghiệp của mẹ chú rể
      – Những đối tác làm ăn (nếu có) của mẹ chú rể

Nhóm khách mời của những người anh, chị, em trong gia đình của chú rể

Đây là bàn tiệc mà chú rể dành cho những anh chị em trong nhà mời bạn bè của họ. Nhóm này thường gồm các đối tượng như là:

      – Bạn gái hoặc bạn trai của những anh chị em trong nhà chú rể
      – Bạn bè, bạn học của những anh chị em trong nhà chú rể
      – Đồng nghiệp của những anh chị em trong nhà chú rể.

Đối với bên nhà gái, cô dâu cũng có thể phân nhóm tương tự như của bên nhà trai từ ví dụ trên để liệt kê ra các nhóm khách mời.

Sàn lọc danh sách khách mời

Khi đã phân nhóm xong và liệt kê các thành viên trong các nhóm khách mời. Bước tiếp theo chính là sàn lọc danh sách khách mời này.

      – Những bạn bè lâu ngày không gặp, không liên lạc có nên mời không? Nếu mời thì xác xuất họ đi dự tiệc có cao không?

      – Đồng nghiệp cũ công ty người nào nên mời, người nào không mời? Đối tác làm ăn thì nếu mời họ có thời gian để dự không? Họ có thân thiết với bạn đến mức bạn cần phải mời họ không?

      – Hàng xóm người nào thân thì mời, người nào không thân không mời. Người nào đã từng mời mình dự tiệc thì mình mời lại.

      – Đám cưới của bạn ở miền Nam, có nên mời cả những bà con ở miền Trung, miền Bắc đến dự hay không hay chỉ gửi thiệp báo hỷ thôi. Đường xá xa xôi chính là trở ngại để những người bà con xa này có thể đến dự tiệc của bạn.

Việc sàn lọc này giúp bạn loại bỏ bớt rất nhiều những vị khách mời không quá thân thiết hoặc xác xuất họ dự tiệc cưới của bạn không cao. Nó giúp bạn rút gọn danh sách khách mời của mình sao cho đạt được tỉ lệ khách dự tiệc cao nhất.

Viết tên khách mời vào bản danh sách khách mời

Sau bước sàn lọc, bạn đã một danh sách liệt kê khách mời chi tiết và tinh gọn rồi. Bước tiếp theo chúng ta sẽ lần lượt viết tên khách mời vào bản danh sách khách mời đã chuẩn bị sẵn. Có một điều cần lưu ý khi đưa tên danh sách khách mời vào bản danh sách. Điều này chính là cần phải đưa theo nhóm đã phân theo thứ tự. Làm như vậy bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được số lượng khách mời của mình.

Sau khi đã đưa tên tất cả khách mời vào danh sách rồi xem như bạn đã hoàn tất công việc lên danh sách khách mời dự tiệc cưới của mình rồi đó.

Bạn lấy máy tính ra và cộng lại toàn bộ số lượng khách mời của mình để biết được tổng cộng mình mời bao nhiêu khách. Lấy tổng số lượng khách đó chia cho 10 để biết được mình sẽ đãi tổng cộng bao nhiêu bàn. Có số lượng bàn tiệc dự kiến, bạn sẽ đi đặt tiệc và cung cấp cho nhân viên nhận tiệc biết để họ có thể tư vấn chính xác cho bạn.

Kiểm tra tình trạng thiệp mời trong bản danh sách khách mời

Bản danh sách khách mời có cột cuối cùng là cột tình trạng. Cột này giúp bạn có thể kiểm tra khách mời này đang ở tình trạng đã mời thiệp hay chưa mời. Nếu đã mời, bạn có thể đánh dấu √ vào đó, nếu chưa mời thì bạn để trống.

Khi toàn bộ khách mời trong danh sách đều đã được √ thì xem như bạn đã hoàn thành việc phát thiệp cho tất cả các khách mời của mình rồi.

Khi đã có số lượng danh sách khách mời dự kiến thì bạn có thể tiếp hành lập ngân sách đám cưới bằng phương pháp lập ngân sách đám cưới từ số lượng khách mời dự kiến.

>>> Xem thêm: Phương pháp lập ngân sách đám cưới từ số lượng khách mời dự kiến

>>> Xem thêm: 5 loại khách không nên mời trong tiệc cưới của bạn

>>> Xem thêm: Đừng khiến khách dự tiệc của bạn phải phật lòng vì những điều này